The Urban Land Institute is a nonprofit research and education organization supported by its members. Founded in 1936, the Institute has more than 49,500 members worldwide representing the entire spectrum of land use and real estate development disciplines working in private enterprise and public service.

ULI councils deliver the Institute’s mission at the local level by providing members with education, networking, and opportunities to give back to the community. With more than 750 members, ULI France represents one of the Institute’s largest national councils in Europe, benefiting from continuous growth and is the preeminent local organization focused on creating and sustaining communities through wise land use, development, and redevelopment decisions.

The strong ULI France Steering Committee, led by the chair, and high-performing ULI France team work directly with our members, who include high-level business professionals, public officials, corporate executives, and senior members of the real estate and land use community, to help facilitate and move the needle on issues that are of the most importance to ULI France.

POSITION SUMMARY:

The candidate will be key to support the development of the National Council in France, with a specific focus on providing event marketing, including social media community management, logistics events, and administrative support to the France National Council’s events, conferences, and broader program, ensuring that the support is delivered to a high standard, on time, and to budget. He or she will support the Executive Director on operations.

As part of his/her role, he or she will have the responsibility of the ULI France’s Young Leaders Group (YLG).

As a part of the France National Council team, the Associate serves as a liaison among ULI Europe headquarters, French council staff, ULI France members,  and ULI France sponsor firms. The Associate is often the first point of contact for the organization, so it is imperative that she or he be courteous and professional.

Strong candidates for this position will be highly organized, detail-oriented, obsessed with accuracy, effective multitaskers, and able to work independently in a fast-paced environment.

We are currently working partially remotely and plan to accelerate in-person, outdoor events in September when possible (other events will continue to be held virtually). Attendance in person at the Paris office and at events is required.

SPECIFIC RESPONSIBILITIES:

Event marketing, logistics, and support:

• Understand, communicate, and deliver the event brand to France market.
• Write copy for France event marketing emails, newsletters, brochures, and promotional materials.
• Produce high-quality, appealing, creative, and tailored France marketing materials; and create and implement innovative and effective marketing plans.
• Monitor all marketing responses, analyze effectiveness of marketing outlets, and deliver pre-/post-event marketing analysis including delegate feedback surveys.
• Provide support on social media campaigns and community management.
• Promote ULI France meetings (physical or virtual) within the community and on social networks. Animation of social networks ULI France, with the help of the press and communication agency.
• Update the ULI France website.
• Provide support, in coordination with the press agency, on preparing the press kits.

Provide France event logistics support:

• Generate guest lists, event badges, event packs, agendas, and collateral for France events; mission-related activities; workshops; Product Council meetings; and any other special French events. Perform quality checks on data for each event.
• Respond to member inquiries regarding events.
• Maintain a close connection with the Customer Services team in Europe and the United States to ensure the effective setup of all French events, and to ensure that membership and registrations are processed efficiently and effectively.
• Manage other event tasks, such as monitor responses and follow-up through to collection of debt, generate French meeting lists, reports, post-meeting registrations reports, and confirmations as requested; create, run, and update database queries related to French meeting registrations; and send meeting confirmations via email or mail as requested.

Administrative, communications, and operations support

• Provide support to the Executive Director to deliver research-/mission-related projects and/or events in France.
• Communicate and negotiate effectively with suppliers.
• Perform general administrative duties (scheduling calls and meetings, booking flights, purchasing tickets, reserving conference rooms, and so on).
• On a regular basis, work with the Customer Services team in the United States and in Europe to assess registration fee collection status and chase customers with French outstanding meeting fees.
• Work closely with the Executive Director to track monthly financial performance and resolve accounting issues.
• Support the Executive Director in sponsorship efforts.
• Using France membership data, help deliver initiatives that help ULI France grow membership and convert nonmembers.
• Liaise with the other National Councils in Europe, when appropriate.

Young Leaders Group (YLG)

Coordinate ULI France’s Young Leaders Group (YLG), which is all ULI France members under the age of 35 (which accounts for over 25 percent of ULI France’s total membership). Responsibilities include:

• Coordinating the YLG Board, which holds meetings and executes a variety of events, programs, and initiatives throughout the year.
• Attending all YLG Board meetings and events and handling logistics before, during, and after each event (note: some evening events required).
• Implementing Young Leaders professional development programs, such as the Young Leaders Mentorship program.

QUALIFICATIONS:

• French language and English fluency.
• Minimum 1-2 years’ communication experience, or experience in program or event planning desired.
• Demonstrated interest in land use, urban development, and real estate preferred.
• Experience in working in an international environment.
• Ability to prioritize and handle multiple responsibilities concurrently with responsible follow-through.
• Excellent professional oral and written communication and interpersonal skills.
• Enthusiasm, drive, and determination.
• Ability to work with business and public-sector executives.
• Self-motivated, demonstrating meticulous attention to both details and deadlines.
• Fluent/proficient computer skills and strong aptitude with computer software for applications in word processing (Microsoft Office), spreadsheets (Excel), and social media are required. Design skills and website software (WordPress and basic HTML) are a bonus.
• Ability to attend early-morning and late-afternoon/early-evening France events, and occasionally throughout the Europe region.

EDUCATION:

• University or business school degree — preferably in communications, journalism, or marketing, or a related degree.

APPLICATION INSTRUCTIONS:

To apply, please follow the link below. Please submit a résumé and a letter of interest.

ULI is an equal opportunity employer. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, disability, or veteran status.

https://workforcenow.adp.com/mascsr/default/mdf/recruitment/recruitment.html?cid=76dd43dd-5757-401e-9ef5-65813f73b552&ccId=19000101_000001&jobId=424288&source=CC2&lang=en_US

No relocation reimbursement is offered at this time.

Le poste en résumé :

La/le candidat jouera un rôle clé afin de soutenir le développement du Conseil National en France, avec un focus particulier sur le marketing, la communication (incl. la gestion des réseaux sociaux), et l’événementiel (organisation et gestion de la logistique des événements). La/le candidat sera un soutien opérationnel et administratif indispensables dans le cadre des rencontres, des conférences et dans la conduite des programmes transversaux et internationaux. Il est attendu que le soutien de la candidate ou du candidat soit fourni à un niveau d’excellente qualité, dans les délais et le budget. Il ou elle accompagnera (tout en gagnant, petit à petit, en autonomie) la directrice générale dans le développement et les opérations du Conseil.

Dans le cadre de son rôle, elle/il aura la responsabilité du groupe Young Leaders Group (YLG) ou jeunes leaders de l’ULI France.

En tant que membre de l’équipe du Conseil National France, l’Associate sert de liaison entre le siège de l’ULI Europe, les employés en France, les membres de l’ULI France et les entreprises sponsors de l’ULI France. L’Associate est souvent le premier point de contact pour l’organisation, il est donc impératif qu’il/elle soit courtois et professionnel.

Les candidats pour ce poste seront très organisés, consciencieux, visant la qualité, multitâches efficaces, et capables de travailler avec une autonomie dans un environnement au rythme rapide.

Nous travaillons actuellement en partie à distance et prévoyons d’accélérer les événements en personne en septembre lorsque cela est/sera possible (les autres événements continueront à être organisés virtuellement). La présence en personne au bureau de Paris et aux événements est requise, dans un rythme à convenir.

Responsabilités spécifiques:

• Marketing et communication des activités et événements (diffusion de la marque, rédaction des e-mails de marketing des évènements, production de supports marketing, soutien dans les campagnes des réseaux sociaux, coordination avec les agences de presse, mise à jour du site internet ULI France…) et autres actions marketing.
• Aide à l’organisation des évènements et les rencontres en France (conférences, tables rondes, visites, webinaires liés à la mission, liste des invités, agendas, réponses aux questions des membres, et gestion d’autres tâches liées aux évènements, tels que le suivi des réponses, jusqu’au recouvrement des factures, générer des listes de réunions et des rapports, participation à la rédaction de comptes rendus…), et maintien d’un lien étroit avec les équipes en Europe et aux Etats-Unis.
• Participation aux opérations, inclus soutien administratif, pour la réalisation des projets et rencontres liés à la Recherche et à la mission de l’Institut en France, communication avec les fournisseurs, tâches administratives générales, travail en étroite collaboration avec la Directrice Générale pour suivre les performances financières mensuelles, soutenir le Directeur Générale dans ses efforts de sponsoring, assurer la liaison avec les autres Conseils nationaux en Europe, le cas échéant.
• Coordination du groupe des Young Leaders Group (YLG) / Jeunes Leaders de l’ULI France (membres de moins de 35 ans, plus de 25 % du nombre total de membres de l’ULI France), coordonner le Bureau du Groupe, assister aux réunions et évènements, contribuer aux initiatives du groupe et support dans l’organisation des rencontres, et mise en œuvre du programme de développement professionnel des Jeunes Leaders, tels que le programme de mentorat.

Qualifications:

• Maîtrise de la langue française et de l’anglais.
• Minimum 1 à 2 ans d’expérience en communication, ou expérience dans la planification de programmes ou d’évènements souhaitée.
• Intérêt avéré pour l’aménagement du territoire, le développement urbain et l’immobilier de préférence.
• Expérience de travail dans un environnement international.
• Capacité à établir des priorités et à gérer de multiples responsabilités en même temps avec un suivi responsable.
• Excellente communication professionnelle orale et écrite et compétences interpersonnelles.
• Enthousiasme, dynamisme et détermination
• Capacité à travailler avec des cadres d’entreprises et du secteur public.
• Motivé(e), faisant preuve d’une attention méticuleuse aux détails et aux délais.
• Des compétences informatiques courantes/profondes et une forte aptitude à utiliser des logiciels informatiques pour des applications de traitement de texte (Microsoft Office), des feuilles de calcul (Excel) et des médias sociaux sont requises. Des compétences en conception et un logiciel de site web (WordPress et HTML de base) sont un atout.
• Capacité à assister à des évènements en début de matinée et en fin d’après-midi ou en début de soirée en France, et occasionnellement dans toute la région Europe.

Formation:

• Diplôme 3é cycle universitaire ou d’une école de commerce – de préférence en communication, journalisme, marketing, ou commerce ou tout diplôme lié.